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Auftragsbearbeitungsvertrag
Fassung 1 vom 28.10.2026. Entwurf auf Grundlage einer ersten fachlichen Einschätzung, noch nicht anwaltlich geprüft.
Zwischen dem Verein, für den die hauptverantwortliche Person diesen Vertrag in VereinsOps annimmt (Verantwortlicher), und Vorname Name, Betreiber von VereinsOps (Anbieter, siehe Impressum). VereinsOps speichert, wer den Vertrag wann und in welcher Fassung angenommen hat.
1. Gegenstand und Dauer
Der Anbieter bearbeitet Daten des Vereins, um VereinsOps zu betreiben und den Verein zu unterstützen, solange der Verein VereinsOps nutzt, und danach bis zur Löschung nach Abschnitt 9.
2. Zweck, Daten und betroffene Personen
- Zweck: Mitgliederverwaltung, Vereinsorganisation, Versammlungen und Protokolle, Aufgaben und Erinnerungen, Finanzen und Beiträge, Dokumente, Export und Übergabe.
- Daten: Mitgliederdaten (Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Mitgliedsnummer, Kategorie, Ein- und Austritt, Beiträge), Ämter und Amtszeiten, Anwesenheit, Wahlen, Beschlüsse und Protokolle, hochgeladene Dokumente, Kassabuch-Einträge, der Änderungsverlauf und die Konten der Personen, denen der Verein Zugang gibt.
- Betroffene Personen: Mitglieder des Vereins, auch minderjährige, und ihre Kontaktpersonen; Vorstand und Helfende; weitere Personen, die in Protokollen oder Dokumenten vorkommen.
3. Weisungen
Der Anbieter bearbeitet die Daten nur nach den Weisungen des Vereins. Die Weisungen sind die Funktionen und Einstellungen, die der Verein in VereinsOps nutzt, sowie schriftliche Weisungen an hello@vereinsops.ch. Für eigene Zwecke bearbeitet der Anbieter die Daten nicht; ausgenommen sind die Konten, die Sicherheit und die Abrechnung, für die der Anbieter selbst verantwortlich ist (siehe Datenschutzerklärung).
4. Vertraulichkeit und Sicherheit
Der Anbieter verpflichtet alle, die für ihn Zugang zu den Daten haben, zur Vertraulichkeit. Er setzt die technischen und organisatorischen Massnahmen in Anlage 2 um und passt sie dem Risiko und dem Stand der Technik an.
5. Support-Zugang
In die Daten des Vereins schaut der Support nur, wenn der Verein ihm in VereinsOps dafür Zugang gibt: einzeln, mit einem Grund, befristet (lesen höchstens 7 Tage, ändern höchstens 24 Stunden) und jederzeit widerrufbar. Der Zugang endet von selbst. Gespeichert werden der Zeitpunkt, die Person, die ihn gab, der Umfang, die Person vom Support, jede geöffnete Seite und jede Änderung; der Verein sieht das in VereinsOps. Der Support kann dabei weder exportieren noch Zugänge, Bankkonto, Einstellungen oder das Abo ändern noch den Verein löschen.
6. Unterauftragnehmer
Der Verein genehmigt die Unterauftragnehmer in Anlage 1. Will der Anbieter einen Unterauftragnehmer hinzufügen oder ersetzen, kündigt er das dem Verein mindestens 30 Tage vorher an. Der Verein kann aus begründetem Anlass widersprechen und den Vertrag dann beenden.
7. Anfragen betroffener Personen
Für Auskunft, Berichtigung und Löschung der Vereinsdaten ist der Verein zuständig. Der Anbieter leitet Anfragen, die bei ihm eingehen, unverzüglich an den Verein weiter und unterstützt ihn mit den nötigen Angaben und Exporten.
8. Verletzungen der Datensicherheit
Der Anbieter meldet dem Verein eine Verletzung der Datensicherheit, die seine Daten betrifft, unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden, nachdem er davon erfahren hat. Er beschreibt, was geschehen ist, welche Daten betroffen sind und was er unternimmt, und unterstützt den Verein bei dessen eigenen Meldungen.
9. Ende des Vertrags
Der Verein kann jederzeit einen vollständigen Export herunterladen. Beantragt er die Löschung, löscht der Anbieter alle Daten des Vereins nach Ablauf der 30 Tage, in denen nur noch der Export geht. In den verschlüsselten Sicherungen bleiben gelöschte Daten noch höchstens 90 Tage; wird eine Sicherung zurückgespielt, wiederholt VereinsOps vorher alle Löschungen. Nach der Löschung bewahrt der Anbieter nur eine Bestätigung mit Anzahlen ohne Inhalte, ein Löschprotokoll mit interner Nummer und Zeitpunkt und seine eigenen Abo-Unterlagen auf. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Vereins (z. B. für Buchungsbelege) erfüllt der Verein mit seinem Export selbst.
10. Prüfung
Der Anbieter gibt dem Verein auf Anfrage die Informationen, die er braucht, um die Einhaltung dieses Vertrags zu prüfen.
Anlage 1: Unterauftragnehmer
| Unterauftragnehmer | Aufgabe | Ort der Daten |
|---|---|---|
| Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (Genf), Schweiz | Server, Datenbank, Dateien, verschlüsselte Sicherungen | Schweiz (nach Angaben von Infomaniak ausschliesslich Rechenzentren in der Schweiz) |
| Brevo SAS, 17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankreich | Versand der E-Mails (Empfänger-Adresse und Text der E-Mail) | Server in Frankreich und Belgien. Für Kundendienst und Wartung zieht Brevo Gesellschaften der eigenen Gruppe bei, auch in Indien und den USA, sowie weitere Dienstleister in den USA; Brevo nennt dafür Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework. |
Quellen: Brevo, Terms of Service, Appendix 3 (Data Processing Agreement), Annex 2 «List of Sub-Processors», brevo.com/legal/termsofuse, abgerufen am 28.10.2026; Infomaniak, «Datensicherheit: DSGVO und Datenschutzgesetz verstehen», infomaniak.com, Stand 13.10.2026, abgerufen am 28.10.2026.
Anlage 2: Technische und organisatorische Massnahmen
- Trennung der Vereine: Jeder Verein sieht nur seine eigenen Daten. Das prüft die App bei jeder Anfrage, und unabhängig davon die Datenbank selbst (Zeilensicherheit); die App läuft mit einer Datenbankrolle ohne Sonderrechte.
- Rollen und Rechte: Lesen, Mitarbeit, Verwaltung und Abrechnung getrennt; Kontaktdaten der Mitglieder nur für dafür freigeschaltete Personen.
- Anmeldung: Passwörter nur als Hash; zweiter Faktor Pflicht für Verwaltung, Abrechnung, Hauptverantwortung und das Plattform-Team; heikle Aktionen verlangen den zweiten Faktor erneut; Sitzungen lassen sich überall beenden.
- Verschlüsselung: Übertragung nur über HTTPS; zweite Faktoren verschlüsselt gespeichert; Sicherungen verschlüsselt.
- Protokolle: Jede Änderung steht in einem Änderungsverlauf, den niemand ändern kann; Support-Zugriffe werden Seite für Seite protokolliert; abgeschlossene Protokolle und Beschlüsse lassen sich nicht mehr ändern, nur berichtigen.
- Schlüssel: Schlüssel und Passwörter liegen nur auf dem Server und in einem Passwort-Manager, nie im Programmcode.
- Sicherungen und Wiederherstellung: stündlich, verschlüsselt, in der Schweiz, 90 Tage; jeden Monat ein automatischer Test, ob sich die neueste Sicherung zurückspielen lässt.
- Löschung: Löschungen werden in einem Protokoll festgehalten und nach dem Zurückspielen einer Sicherung wiederholt.
- Änderungen an der App: Jede Änderung durchläuft automatische Tests, auch zur Trennung der Vereine; vor jedem Update wird die Datenbank gesichert, und läuft eine neue Version nicht einwandfrei, startet automatisch wieder die vorherige.
- Vorfälle: ein festgelegter Ablauf für Verletzungen der Datensicherheit, mit Meldung an die betroffenen Vereine innerhalb von 24 Stunden.